社内で作られたWordやExcel、PowerPointの書類を扱う機会が非常に多い訳なんですが、最近Office2007で作ったファイルが持ち込まれるケースが増えてきました。Vistaの普及度は社内的にも低いんですが、「家庭用に購入したパソコン（についてたOffice）で作ったんですけど」という事はけっこうある。それで知ったんですが、Office2007で作った書類って基本的に旧バージョンと互換性がないんですね。びっくりしました。なんでこんな事しちゃったんでしょうね。Vistaが普及しないのはこういう背景もあるんだろうか。

だってMicrosoft Office自体がデファクト・スタンダードな訳ですから、xmlで汎用性を拡張する必要なんか全然ない訳ですよ。みんな「ただそこにあるから」という理由でひたすらOfficeに自分を合わせてきたのに、古いバージョンとの互換性をなくしちゃったら唯一のアドバンテージがなくなっちゃうって事でしょう。意味なくないですか？

Office 2007の文書は旧Officeで開けるのか—文書交換にまつわる5つの疑問に答える：ITpro

2007で作っていても旧バージョンとして保存する方法はあるんですが、初心者がそんな器用なことできると考える方がどうかしてる。やり方を説明するのさえ難しくて、そんなことにコストかけるのもアホらしいので、とりあえず、文書を取り扱う立場からユーザにアドバイスさせてもらえるなら「Vistaいっさい使うな」です。それがいちばん間違いない。ああ、そりゃ普及しないわ、と思った次第です。Windows7てOfficeスイートはどうなるんだろ？OSそのものより、そっちの方が重要だと思うんですが。

追記：
MS OfficeがSP2でOpenOfficeのファイルを直接読み書き可能になった理由 － Blog on Publickey
MS Officeが標準化に動いているのは、こういう理由があったみたいですね。すみません、全然知らずに書いてました。なるほど、実利主義的な外国政府がとっととオープン規格に移行してコスト削減始めてるんで、あわてて対応という動きなんですね。ようするに外圧。でも惜しいですね、日本人はMSにとってある意味すごーくロイヤルなユーザだったんですけどね。

…Open Office、かなりUIに癖があるんですが実用で考えれば十分だし、そろそろシステム課にMS Officeからの乗り換えを提案しておこうかと思います。

先日職場でプレゼン大会のようなものがありまして、おかげさまで優勝致しましたー。パチパチ。で、こういうPowerPoint使ったプレゼンってやったのが初めてだったのですが、他の発表を見ていて「ここをこうすればもっといいのに」と感じた点を、自分のためにもちょっとまとめておきたいと思います。プレゼンの神様というとアップルのスティーヴ・ジョブズが有名で、MacWorldExpoのプレゼンなんかも映像で見られると思いますので参考にした方がいいと思いますが、普通の会社や学校なんかでは、なかなかあそこまで思い切れるケースも少ないと思います。けれど一見なにげないようでいて「ここ押さえておいたらシロウトでもそれなりにいいプレゼンになる」ってポイントはあると思うんですね。

1枚のスライドに盛り込む情報は少なく

スライドにたくさん文字を書きすぎの傾向にあるのではないかと。スライド開いた瞬間にずらーと文章が書いてあるの見たらそれだけで客は引いてしまうと思います。作成時の文字ポイント数で言えば最低30ptくらいをキープして、それ以上小さい文字を書かない。すると必然的に書ける文字って少なくなりますので、シェイプアップされてくるでしょう。スライドに書く項目って、本の目次とか、商品のキャッチコピーとか、そういう感覚でいいと思うんですね。あと、スライドに書いてある文章と原稿の文章は同じ事を言うにしても言い方を変えた方がいいのでは。すでにスライドに書いてある事をしゃべるなら、わざわざ話は聞きませんよね。最悪なのはスライドに書いてある文章をそのまま読み上げるパターンですね。

スライド1枚あたりの表示時間を短く

一所懸命考えた文章も、けっきょくのところあまり誰も聞いてないんですね。特に発表に動きがなく、ただ用意した原稿を読み上げているだけの時間が続くと、よけいに頭に入らない。これを避けるためには同じスライドを表示している時間をとにかく長くし過ぎないこと。例えば項目4つあったら2つずつ2枚のスライドに分けてしまえばいいのです。これだけでも動きが出てきますから、客を飽きさせずに話を聞いてもらえる可能性は出てきます。1枚あたり20秒くらいが限界ではないかと思います。

写真を多用しろ！

文章や数字だけのスライドは退屈で拷問に近い物があります。全然関係なくても写真を入れた方がいいですよ。フリーの写真でもいいですが、できればオリジナルの、発表者を含めた身近な人物が映っているものがベストかと。発表内容に全然関係なくてもかまいません。最初に自己紹介をして自分の写真を映すというのはどうでしょう。恥ずかしい気持ちは分かりますが、どうせ発表するならとことん大胆にやってしまいましょう。

グラフは使わない、もしくはシンプルに

グラフはできるだけ使わない方がいいと思います。けっきょくのところ、あなたの研究の数字なんて誰も気にしちゃいないのです。知ったこっちゃありません。折れ線グラフやら棒グラフやら、グラフ＝退屈という方程式ができあがってしまっているので、グラフがでてきた瞬間に客の脳みそのスイッチはオフになると思います。どうしても使わざるを得ない場合は項目をできるだけ減らしてシンプルに。いちばん強調したいところだけを抜き出して示せばいいのです。例えばジョブズのプレゼンでも「30M」みたいな感じで数字だけ表示して「え？なに？」と思わせておいてから「昨年は○○台のiPodが売れました」みたいにやるでしょう。グラフにしないと伝えられない訳ではないのです。

アニメーションにおぼれるな

PowerPointのアニメーションは動きが出せて面白いのですが、あまり多用すると肝心の発表内容の比重が落ちてしまうことにも。スライド・アニメーションはできるだけ使わないように、使うにしても少しだけにしておきましょう。

むつかしい言葉は避ける

専門用語などのむつかしい言葉を使うのはやめましょう。客全員に通じる事が分かっているならいいと思いますが、いずれにせよ易しい言葉で説明した方が絶対シンプルに伝わります。まったく予備知識のない人が聞いてもある程度理解できるように話せばいいでしょう。よく見るのは最後に「結語」、みたいなのを持ってくる。あれってどうしても書かなきゃいけないって場合以外はそんな言い方する必要ないと思いますね。

プレゼンはストーリー

映し出されるスライドの解説で終わってしまっているケースがけっこうあると思います。でも本当の主役はスライドではなく、あなたによって話される言葉、であるはず。その意味でも原稿は何度も練りましょう。もちろん原稿を用意せずにうまくしゃべれたらグッドではあるのですが、なかなかそこまでできないでしょう。緊張しますしね。コツはできるだけ自然な口調でしゃべっているように演出する事だと思うのです。あと口調も「～である」みたいな感じだといかにも「原稿読んでまーす」感が強すぎ。ここは「です・ます」調で、自然な感じに響くようにしましょう。いかにもその場で考えてしゃべっているように聞こえるのがベストでは。

できるだけ客を見る

本番ではどうしても緊張してしまって、ずっと下を向いたまま原稿を読むだけ、という感じになってしまいがちだと思います。これはある程度仕方がないのですが、客として見ると壁を作られているような印象を持ちますよね。最低でもプレゼンの最初と最後の挨拶の時は、客の方をしっかり向きましょう。あと、原稿を丸暗記するのは無理でも、文章の終わりかけの部分なら残りを覚えていますから、客の方を見るタイミングとしてはいいですよね。この時、左→右と視線を移動できれば最高です。すごく「語りかけてる」感が出ますね。こないだ福田総理がダボス会議で演説した時にこのテクニックを使っていました。

とりあえずこんなところでしょうか。ポイントは、プレゼンは演劇とかドラマみたいなものなんだ、と割り切ってしまう事かと思いますね。また思い出したら追記します。

ジョブズさん。

これはおまけ。PowerPointのひどい使い方。

よく思うんですよ。なぜみんななんでもかんでもWordで作っちゃうんだろう、と。人によっては段組とかボックスレイアウトとかを駆使して、ものすごく凝った文書を作っちゃうじゃないですか。すごいなぁと感心するんですが、なんであんな使いにくいのをみんな使うんだろう、と。95年くらいからAdobeのPageMakerやIllustratorなんかのソフトを仕事で使ってきた立場から言うと、Microsoft Wordの使いにくさと言ったら想像を絶するものがありますからね。細かい調整はできないし、メニューが分かりにくいのでやりたいことがなかなかできないし。

Windows95のリリース以降、オフィスに爆発的にOfficeスウィートが普及して、誰もがWordやExcelやPower Pointを使うようになった訳ですが、そもそもこの手のオフィスユーザは、どういうアプリを使うかを決める際に、複数の選択肢から吟味して選ぶのではないという事は確かみたいです。要するにただそこにあったから使っているんだと思うんですね。もちろんデザイン系のアプリの価格が高くて買わない、習得コストがかかるという面はあると思うんですが、今のような「偏Word」状況はユーザの情報不足から来ているという事実は否めないでしょうね。だいたいWordの他にどんなワープロソフトがあるか、知らない人がほとんどじゃないですか？

ブラウザにしてもそうですよね。ただ「インターネットをするやつ」という認識でInternet Explorerを意識せずに使っているユーザがほとんどでしょうから。でも、少しずつではあってもこの手の「情報格差」はなくなってきているようにも思えます。もっとこの溝が埋まればいいですよね。